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Von Katastrophen und Notfallplänen – Wie die französische Nationalbibliothek einen Wassereinbruch meisterte

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Am 12. Januar 2014 kam es in der Bibliothèque nationale de France (BnF) in der Nähe des Magazins für kulturelles Dokumentenerbe zu einem Wasserrohrbruch. Circa 12.000 kulturell bedeutender Dokumente waren unmittelbar betroffen. Glücklicherweise gab es an der BnF bereits seit 1999 einen Notfallplan, dank dem nahezu der gesamte betroffene Bestand gerettet werden konnte. Dennoch offenbarte das Ereignis auch Schwachstellen des Notfallplans, die nun überarbeitet werden.

Die ersten Sofortmaßnahmen

Obwohl sich der Wassereinbruch an einem Sonntagnachmittag ereignete und somit nur wenige Mitarbeiter im Haus waren, wurde sofort mit der Evakuierung der Bestände begonnen. Mehrere Lesesäle wurden geschlossen, um dort die Dokumente nach der Schwere des Schadens zu sortieren und mit Löschpapier zu behandeln. 60 mobile Ventilatoren wurden aufgestellt, um das Trocknen zu beschleunigen. Mehrere Hundert Dokumente wurden noch an Ort und Stelle eingefroren, deren weitere Behandlung dann in Zusammenarbeit mit einer privaten Firma erfolgte.

Am zweiten Tag sammelte sich das gesamte Team und etwa 600m2 Fläche wurden für die anstehenden Arbeiten in Betrieb genommen, was auch bedeutete vorhandene Möbel umzuräumen und die Räume, darunter auch Magazin- und Besprechungsräume sowie eine Turnhalle –  mit den benötigten Materialien auszustatten. Alle Dokumente, bei denen der Verdacht auf Schimmelbefall oder andere Verunreinigungen bestand, wurden von Biologen untersucht; glücklicherweise bestätigte sich der Verdacht nicht. Getrocknete Dokumente wurden durch Pressen wieder geglättet und in Form gebracht. Im Juni hat man damit begonnen, die gefrorenen Dokumente vakuumverpackt im warmen Wasserbad wieder aufzutauen, die nun weiter behandelt werden müssen. Ab September wird man jedes betroffene Dokument einzeln begutachten und über die weitere Behandlung oder eine eventuelle Ersatzbeschaffung entscheiden.

Parallel zu den Arbeiten am Bestand mussten auch die Magazinräume gereinigt und die Holzböden getrocknet werden. Bis ins nächste Jahr hinein finden noch regelmäßige Klimakontrollen statt.

Facts and Figures

Insgesamt wurden etwa 40.000 Dokumente evakuiert, 12.000 hatten schon vor der Evakuierung Schaden genommen und mussten getrocknet werden, circa 600 Stücke benötigen darüber hinaus weitere restauratorische Behandlung. Es fielen Materialkosten in Höhe von 20.000 Euro an, das Gefriertrocknen kostete 5.000 Euro und das Trocknen der Magazinböden 25.000 Euro. Die Kosten für Ersatzbeschaffungen werden derzeit ermittelt. Die Arbeitszeit aller an den Notfallmaßnahmen beteiligten Mitarbeiter wird auf 10.000 Stunden geschätzt.

Die größten Schwachstellen

Seit der Einführung des Notfallplans 1999 gab es immer wieder Schulungen, an denen etwa 1.000 MitarbeiterInnen teilgenommen hatten. Außerdem gab es gute Kontakte zur Feuerwehr und der Bauabteilung. Trotzdem hat sich gezeigt, dass die MitarbeiterInnen ungenügende auf ihre Aufgaben vorbereitet waren, es insgesamt an Organisation fehlte und häufig nicht klar war, an wen man sich mit Fragen wenden konnte. Hinzu kam, dass das Budget für Notfallmaßnahmen seit der Einführung des Notfallplans immer weiter zurückgegangen und schließlich ganz im allgemeinen Restaurierungsetat aufgegangen war. Es war auch immer schwieriger geworden, aktuelle Listen vorhandener Notfallmaterialien und geschulter HelferInnen zu erstellen, sodass man keinen genauen Überblick hatte.

Als großes Problem hat sich die fehlende Prioritätenliste für die Evakuierung des Bestandes erwiesen. Auch fand nur eine unzureichende Dokumentation der Notfallmaßnahmen statt. Die gesamte Kommunikation sowohl nach innen als auch nach außen verlief insgesamt schleppend. Es hat sich zudem gezeigt, dass es wichtig ist, neben dem Notfallplan auch schon früh einen Raumplan zu erstellen, der verschiedene Zonen für unterschiedliche Aufgaben enthält (z.B. zur Separierung von durch Schimmel verunreinigten Materialien), die im Verlauf der Arbeiten auch immer wieder flexibel angepasst werden können. Diese Räume müssen auch den Sicherheitsvorschriften entsprechen und den vielen Helfern genügend Bewegungsfreiheit lassen.

Lessons Learned – Die Überarbeitung des Notfallplans

Als Konsequenz aus den gemachten Erfahrungen wurde der Notfallplan überarbeitet. Es gibt nun eine Rufbereitschaft für die Nächte und Wochenenden, es wurde ein Leitungsteam bestimmt, das die übrigen Helfer anleitet und koordiniert, für die Evakuierung der Bestände wurde eine Prioritätenliste erstellt. Außerdem sollen noch spezielle Trainingseinheiten für verschiedene Bestandstypen und verschiedene Magazinräume entwickelt werden. Zusätzlich hofft man auf eine Erhöhung des Budgets für Notfallmaßnahmen und möchte auch externe Partnerschaften entwickeln. Auf lange Sicht möchte man in der BnF auf einen internationalen Standard für Notfallpläne hinarbeiten.

Den gesamten Vortrag gibt es in der IFLA Library zum Nachlesen: http://library.ifla.org/842/

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